Obavijest o privatnosti

Radi vaše udobnosti, pružili smo prijevod ove stranice. Ovaj prijevod služi samo u informativne svrhe, a konačna i obvezujuća verzija ove stranice je engleska verzija koja je dostupna u nastavku. 

Ova Obavijest o privatnosti ("Obavijest") opisuje kako Teya ("Teya", "mi" i "nas" i kako je dalje navedeno u odjeljku 1. ove Obavijesti), prikuplja, koristi, otkriva, prenosi, pohranjuje, zadržava ili na drugi način obrađuje vaše podatke kada posjetite naše web stranice ili se prijavite za uslugu Teya (zajedno, "Usluge”). U ovoj Obavijesti pronaći ćete neke konkretne primjere zašto i kako koristimo vaše osobne podatke. Ako imate dodatnih pitanja, obratite nam se e-poštom našem službeniku za privatnost podataka putem ovaj obrazac za kontakt.  

1. Tko je vaš kontrolor? 

Teya je "Voditelj obrade" vaših osobnih podataka koji se obrađuju u vezi s ovom Obavijesti o privatnosti. Teya obuhvaća niz tvrtki koje pružaju rješenja za plaćanje i povezane usluge fizičkim i pravnim osobama, uvijek usmjerene na mala i srednja poduzeća. Za potrebe važećih zakona o zaštiti podataka, Teya je voditelj obrade vaših osobnih podataka, osim ako nije drugačije određeno. Subjekt Teya odgovoran za vaše podatke može ovisiti o vašoj lokaciji i usluzi koju koristite s nama. 

2. Podaci koje prikupljamo o vama 

Podatke o vama prikupljamo na tri načina: (i) kada nam ih izravno dostavljate, (ii) kada prikupljamo podatke dok koristite Usluge i (iii) kada prikupljamo podatke iz drugih izvora. Napominjemo da osobni podaci koje prikupljamo i obrađujemo ovise o usluzi koju koristite. 

Ispod je opis vrsta informacija koje možemo primiti izravno od vas. 

"Podaci o identitetu" uključuju ime, prezime, adresu e-pošte, adresu i telefonske brojeve. 

"Podaci o tvrtki" uključuju naziv tvrtke, podatke za kontakt, podatke o lokaciji tvrtke, adresu, kategoriju pruženih usluga, vrstu poslovanja, PDV brojeve, broj Gospodarske komore itd.  

"Podaci o snimanju poziva" uključuju podatke prikupljene prilikom snimanja telefonskih poziva koje nam upućujete ili primate od nas. 

"Financijski podaci" uključuju podatke o bankovnom računu i platnoj kartici, koji mogu uključivati identifikacijski broj banke (BIN) i posljednje četiri znamenke broja kartice, vrstu kartice, poštanski broj, datum isteka ili zemlju izdavanja. 

"Podaci o prijavi za posao" uključuju vaše podatke za kontakt (uključujući ime, poštansku adresu, adresu e-pošte i telefonski broj), povijest posla, životopis kurikuluma, podatke za kontakt vaših sudaca i sve druge osobne podatke koje odlučite poslati zajedno sa svojom prijavom prilikom prijave za posao u Teyi. Za dodatne informacije pogledajte našu obavijest o privatnosti za zapošljavanje. 

"Ostale informacije" koje odlučite pružiti. Možete odabrati pružanje drugih informacija, kao što su različite vrste sadržaja (npr. fotografije, članci, komentari), sadržaj koji učinite dostupnim putem naše funkcije web chata uživo ili putem računa društvenih medija ili članstva s trećim stranama ili bilo koje druge informacije koje želite podijeliti s nama. 

Također dobivamo podatke s uređaja koje upotrebljavate kada stupate u interakciju s našim sustavima, kao što su vaša lokacija ili informacije o uređaju koji koristite. 

"Tehnički podaci" uključuju informacije koje dobivamo s vašeg uređaja ili preglednika (kao što su IP adresa, vaši podaci za prijavu, identifikatori verzije i uređaja, postavka i lokacija vremenske zone, vrste i verzije dodataka preglednika i operativni sustav), kao i način na koji koristite našu web stranicu. Možemo automatski prikupljati tehničke podatke i podatke o vašoj opremi, radnjama pregledavanja i uzorcima. Te osobne podatke prikupljamo pomoću zapisnika poslužitelja i drugih sličnih tehnologija. Također možemo primati podatke o vama ako posjetite druge web stranice koje koriste naše kolačiće. 

"Komercijalni podaci" uključuju informacije o proizvodima i uslugama koje prodajete, npr. zalihe, cijene i druge podatke i informacije o vašim platnim transakcijama, npr. kada i gdje se transakcije odvijaju, opis transakcija, iznose plaćanja ili prijenosa, podatke o naplati i otpremi te načine plaćanja koji se koriste za dovršetak transakcija. 

Također moramo provjeriti ispunjavate li uvjete za usluge koje želite koristiti, procijeniti svoj identitet ("upoznajte svog kupca") i potvrditi da vam je dopušteno zakonito koristiti naše usluge ("dubinska analiza") i zaštititi vaše podatke i naše usluge od potencijalno prijevarnih aktivnosti koje mogu ugroziti vas i vaš novac. Da bismo to učinili, možemo prikupljati podatke o vama od tvrtki koje nam pomažu potvrditi vaš identitet, izvršiti provjeru kreditne sposobnosti, spriječiti prijevaru ili procijeniti rizik, koji nazivamo "Vanjski podaci". 

"Pozadinski podaci" uključuju podatke o identitetu iz javno dostupnih izvora kao što su registrar tvrtke i registar birača u vašoj zemlji, kao i podatke pružatelja informacija o pretraživanju i web stranica trećih strana kao što su Britanska kuća tvrtki, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google. 

"Podaci o dubinskoj analizi" uključuju sve takve podatke koji će nam možda trebati u skladu s anti-pranjem novca ili sličnim zakonodavstvom, kao što su identifikacijski dokumenti (osobne iskaznice, putovnice ili ekvivalent), vaše slike ili drugi podaci koje ćemo možda morati prikupiti kako bismo potvrdili vaš identitet. 

Račun "Podaci o prijevarama" ili podaci povezani s kreditom kod bilo koje agencije za kreditno izvještavanje ili kreditnog ureda. 

Također dobivamo informacije o vašim klijentima u vaše ime kao vaš pružatelj usluga kada obavljaju transakcije s vama ili na drugi način kada to zatražite. Te podatke nazivamo "Podaci o kupcima". Podatke o kupcima obrađujemo kada stupe u interakciju s vama putem vašeg korištenja Usluga, na primjer kada uplate u vašoj ustanovi ili zakažu sastanak ili prime račun od vas. Određeni podaci o kupcima koje prikupljamo razlikovat će se ovisno o vašoj lokaciji, uslugama koje koristite i načinu na koji ih koristite. Podaci vaših kupaca mogu uključivati:

"Podaci o uređaju za korisnike" obuhvaćaju podatke o uređaju vašeg kupca, uključujući model hardvera, operativni sustav i verziju, naziv uređaja, jedinstveni identifikator uređaja, podatke o mobilnoj mreži i informacije o interakciji uređaja s našim uslugama. 

"Financijski podaci kupaca" uključuju brojeve bankovnih računa i platnih kartica. 

"Identifikacijski podaci kupca" uključuju ime i prezime. 

"Podaci o transakcijama i povratu novca" Kada vaši klijenti koriste naše Usluge za izvršavanje ili bilježenje plaćanja vama, prikupljamo podatke o tome kada i gdje se transakcije odvijaju, nazive sudionika u transakcijama, opis transakcija koje mogu uključivati podatke na razini artikla, iznose plaćanja ili prijenosa, podatke o naplati i otpremi te uređaje i načine plaćanja koji se koriste za dovršetak transakcija.

Podatke o kupcima koristimo kao dio naše ugovorne obveze pružanja usluga koje zatražite od vas. 

Vaša je odgovornost dobiti sve potrebno dopuštenje za obradu korisničkih podataka na način predviđen ovom Obavijesti kako bismo vam mogli pružiti usluge koje ste zatražili. 

3. Zakonite osnove za obradu vaših osobnih podataka 

Vaše osobne podatke koristit ćemo samo kada nam to zakon dopušta. Najčešće ćemo vaše osobne podatke koristiti u sljedećim okolnostima: 

• za izvršenje ugovora koji ćemo sklopiti ili smo sklopili s vama; 

• ako je to potrebno za naše legitimne interese (ili interese treće strane), a vaši interesi i temeljna prava ne nadilaze te interese. Razmatramo i nastojimo uravnotežiti moguće potencijalne učinke (pozitivne ili negativne) i vaša prava prije obrade vaših osobnih podataka za naše legitimne interese; i 

• gdje se moramo pridržavati zakonske ili regulatorne obveze kojoj podliježemo. 

Općenito, ne oslanjamo se na privolu kao pravnu osnovu za obradu vaših osobnih podataka, osim u nekim slučajevima kada i) vam šaljemo izravnu marketinšku komunikaciju putem e-pošte ili tekstualne poruke i, ii) i kada koristimo kolačiće i slične tehnologije praćenja. Imate pravo povući privolu u bilo kojem trenutku.

Imajte na umu da vaše osobne podatke možemo obrađivati oslanjajući se na više od jedne zakonite osnove, ovisno o specifičnoj svrsi (svrhama) za koju koristimo vaše osobne podatke. 

4. Svrhe u koje ćemo koristiti vaše osobne podatke 

U nastavku smo naveli opis svih svrha u koje ćemo obrađivati vaše osobne podatke. 

Da vas registrira kao novog kupca. Ako koristite jednu od naših Usluga (bilo kao naš kupac ili kupac našeg kupca), za:  

Da vas registrira kao novog kupca. 

Ako koristite jednu od naših Usluga (bilo kao naš kupac ili kupac našeg kupca), za:

• olakšati transakciju, 

• pomoći vam u praćenju namire i praćenju transakcija u stvarnom vremenu,  

• pružanje usluge gotovinskog predujma,  

• stvarati izvješća i analitiku,  

• stvaranje nadzorne ploče i/ili 

• olakšati upravljanje zalihama. 

Za upravljanje našim dogovorom s vama, uključujući: (a) upravljanje plaćanjima, naknadama i naknadama; (b) prikupljanje i povrat novca koji nam duguje. 

Pružiti funkciju chata uživo na našoj web stranici kako bismo odgovorili na sve upite korisnika u vezi s našim uslugama. 

Za administriranje i zaštitu našeg poslovanja i ove web stranice (uključujući rješavanje problema, analizu podataka, testiranje, održavanje sustava, podršku, izvješćivanje i hosting podataka). 

Kako bismo vam isporučili relevantan sadržaj web stranice i oglase te izmjerili ili razumjeli učinkovitost oglašavanja koje vam poslužujemo. 

Koristiti analitiku podataka za poboljšanje naše web stranice, usluga, marketinga, odnosa s kupcima i iskustava. 

Da biste dobili prijedloge i preporuke o uslugama koje bi vas mogle zanimati. 

Radi usklađivanja sa zakonima i odgovaranja na zahtjeve vlade, regulatora i drugih trećih strana s pravnim ovlastima te njihovo poštivanje, uključujući, ali ne ograničavajući se na: zakone o sprečavanju pranja novca, prijevare, borbu protiv terorizma, borbu protiv ropstva ili slične zakone. 

Istražiti, otkriti i spriječiti prijevaru ili kriminal. 

Za ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva. 

Da biste razmotrili svoju prijavu za posao (dodatne informacije potražite u našoj Obavijesti o privatnosti za zapošljavanje). 

Za upravljanje našim odnosom, uključujući traženje da ostavite recenziju ili dovršite anketu. 

Vaše osobne podatke obrađivat ćemo samo u gore navedene svrhe, osim ako razumno smatramo da ih moramo koristiti iz drugog razloga koji je u skladu s izvornom svrhom.  Ako trebamo koristiti vaše osobne podatke u nepovezane svrhe, obavijestit ćemo vas i objasniti vam pravnu osnovu koja nam to omogućuje. 

5. Marketing 

Nastojimo vam pružiti izbor u vezi s određenim korištenjem osobnih podataka, posebno u vezi s marketingom i oglašavanjem. Možemo koristiti vaš identitet i tehničke podatke kako bismo stvorili pogled na ono što mislimo da želite ili trebate ili što bi vas moglo zanimati. Na taj način odlučujemo koje usluge i ponude mogu biti relevantne za vas ("Marketinški i komunikacijski podaci"). 

Marketinške komunikacije primali biste ako ste kupili sličnu robu ili usluge ili ste bili u kontaktu s nama u vezi sa sličnom robom ili uslugama. Također bismo vam poslali marketinške komunikacije kada date svoj pristanak za to. 

Možete zatražiti da vam prestanemo slati marketinške poruke tako da nas kontaktirate u bilo kojem trenutku putem ovaj obrazac za kontakt.  

6. Otkrivanje vaših osobnih podataka 

Osobne podatke opisane u odjeljku 2 u svrhe navedene u odjeljku 4. možemo podijeliti sa sljedećim pružateljima usluga i trećim stranama: 

Pružatelji usluga koji pružaju IT usluge i usluge administracije sustava. 

Kartične mreže i platne mreže kao što su Visa i Mastercard. 

Profesionalni savjetnici koji legitimno trebaju imati pristup osobnim podacima za poslovne potrebe. 

Regulatori i druga tijela koja zahtijevaju izvješćivanje o aktivnostima obrade u određenim okolnostima. 

Treće strane s kojima surađujemo kako bismo olakšali naš ugovor s vama. 

Treće strane kojima možemo odlučiti prodati, prenijeti ili spojiti dijelove našeg poslovanja ili naše imovine. Alternativno, možemo pokušati steći druge tvrtke ili se spojiti s njima. Ako dođe do promjene u našem poslovanju, novi vlasnici mogu koristiti vaše osobne podatke na isti način kao što je navedeno u ovoj Obavijesti. 

Vaši osobni podaci mogu se podijeliti s tvrtkama unutar naše grupe. S njima dijelimo informacije kako bi nam mogli pomoći u pružanju usluga i razumjeti više o vama. 

U slučajevima kada surađujemo s trećim stranama u pružanju naših proizvoda, bilo koja tvrtka iz Teya grupe može podijeliti podatke s trećom stranom, neovisno o tome jeste li sklopili izravni ugovor s tim subjektom. 

Sva društva Teya Group imaju legitiman poslovni interes (tj. pružiti komplementarnu ili povezanu uslugu za vaše poslovanje) u pristupu podacima i to mogu učiniti u svrhe i na način opisan u ovoj Obavijesti. Smatra se da trgovačka društva Teya Group uključuju sve subjekte koji izravno ili neizravno kontroliraju, pod kontrolom ili su pod zajedničkom kontrolom s vremena na vrijeme, bilo da se nalaze u Ujedinjenoj Kraljevini ili izvan nje. Kada prenosimo podatke između subjekata naše grupe koji se nalaze unutar i izvan EGP-a, ta je razmjena uređena našim sporazumom o razmjeni i obradi podataka unutar grupe koji je sastavljen u skladu s GDPR-om i uključuje odgovarajuće zaštitne mjere potrebne za prijenose izvan EGP-a. 

Zahtijevamo od svih trećih strana da poštuju sigurnost vaših osobnih podataka i da se prema njima odnose u skladu sa zakonom. Ne dopuštamo našim pružateljima usluga treće strane da koriste vaše osobne podatke u vlastite svrhe i, osim ako vam nije drugačije obaviješteno, dopuštamo im samo obradu vaših osobnih podataka u određene svrhe i u skladu s našim uputama. 

7. Međunarodni transferi 

Mnoge naše vanjske treće strane imaju sjedište izvan EGP-a ili Ujedinjenog Kraljevstva, tako da će njihova obrada vaših osobnih podataka uključivati prijenos podataka izvan EGP-a ili Ujedinjene Kraljevine. 

Kad god prenosimo vaše osobne podatke iz EGP-a, poduzet ćemo razumne korake kako bismo osigurali da su vaši osobni podaci zaštićeni, uključujući, prema potrebi, sklapanjem odgovarajućih ugovornih uvjeta sa strankom primateljicom izvan Ujedinjene Kraljevine ili EGP-a, kao što su standardne ugovorne klauzule koje je odobrila Komisija EU-a ili koje je izdao Ured povjerenika za informiranje Ujedinjene Kraljevine (prema potrebi) ili bilo koji drugi odobreni mehanizmi koji bi nam mogli postati dostupni u Budućnost. Također ćemo provesti procjenu rizika zakona i praksi odredišne zemlje kako bismo utvrdili sve tehničke i organizacijske mjere koje je potrebno uvesti kako bismo osigurali potpunu zaštitu vaših osobnih podataka prilikom prijenosa u tu zemlju. 

8. Sigurnost podataka 

Sigurnost podataka iznimno nam je važna i uveli smo odgovarajuće sigurnosne mjere (kao što su šifriranje, obveze povjerljivosti našeg osoblja, evidencija prijave, testiranje ranjivosti itd.) kako bismo spriječili da se vaši osobni podaci slučajno izgube, koriste ili im se pristupa na neovlašten način, izmijenjeni ili otkriveni. Osim toga, ograničavamo pristup vašim osobnim podacima na one zaposlenike, agente, izvođače i druge treće strane koje imaju poslovnu potrebu znati. 

Uspostavili smo postupke i pravila upravljanja incidentima kako bismo riješili svaku sumnju na kršenje osobnih podataka i obavijestit ćemo vas i sve primjenjive regulatore o kršenju ako smo zakonski obvezni to učiniti. 

9. Koliko dugo čuvamo vaše podatke 

Vaše osobne podatke zadržat ćemo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjavanje svrha za koje smo ih prikupili, uključujući svrhu ispunjavanja bilo kakvih zakonskih, računovodstvenih ili izvještajnih zahtjeva. 

Kako bismo odredili odgovarajuće razdoblje čuvanja osobnih podataka, razmatramo relevantne zakone, količinu, prirodu i osjetljivost osobnih podataka, potencijalni rizik od štete od neovlaštene uporabe ili otkrivanja vaših osobnih podataka, svrhe u koje obrađujemo vaše osobne podatke i možemo li te svrhe postići drugim sredstvima i primjenjive zakonske zahtjeve. 

U nekim okolnostima možemo anonimizirati vaše osobne podatke (tako da se više ne mogu povezati s vama) u istraživačke ili statističke svrhe. 

10. Automatizirano donošenje odluka 

Ponekad možemo koristiti sustave za donošenje automatiziranih odluka o vama ili vašoj tvrtki kako bismo vam pružili bolje i sigurnije iskustvo. Možemo koristiti podatke koje već imamo ili koje možemo prikupiti od trećih strana. Automatizirano donošenje odluka možemo koristiti za: 

Odobrite ili odbijte svoje zahtjeve za neke od naših usluga ili proizvoda. 

Odredite cijene i cijene za neke od naših usluga, na primjer pristup kreditima. 

Pružit ću vam prilagođene ponude. 

Otkrijte prijevare i pridržavajte se zakonodavstva o sprečavanju pranja novca.

Možete se usprotiviti automatiziranom donošenju odluka i zatražiti da ga osoba pregleda. 

11. Vaša zakonska prava 

U određenim okolnostima imate prava prema zakonima o zaštiti podataka u vezi s vašim osobnim podacima. Imate pravo na: 

Zatražite pristup svojim osobnim podacima (obično poznat kao "zahtjev za pristup ispitanika"). To vam omogućuje da primite kopiju osobnih podataka koje imamo o vama i da provjerite obrađujemo li ih zakonito. 

Zatražite ispravak osobnih podataka koje imamo o vama. To vam omogućuje da ispravite sve nepotpune ili netočne podatke koje imamo o vama. 

Zatražite brisanje svojih osobnih podataka. To vam omogućuje da od nas zatražite brisanje ili uklanjanje osobnih podataka tamo gdje nema dobrog razloga da ih nastavimo obrađivati. 

Prigovor na obradu vaših osobnih podataka ako se oslanjamo na legitimni interes (ili interes treće strane). 

Zatražite ograničenje obrade vaših osobnih podataka. To vam omogućuje da od nas zatražite da obustavimo obradu vaših osobnih podataka u sljedećim scenarijima: (a) ako želite da utvrdimo točnost podataka; (b) ako trebate da čuvamo podatke čak i ako nam više nisu potrebni jer su vam potrebni za uspostavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva; ili (c) da ste se usprotivili našoj upotrebi vaših podataka, ali moramo provjeriti imamo li prevladavajuće legitimne razloge za njihovo korištenje. 

Zatražite prijenos svojih osobnih podataka trećoj strani. Trećoj strani koju ste odabrali pružit ćemo vaše osobne podatke u strukturiranom, najčešće korištenom, strojno čitljivom formatu. 

Povucite pristanak u bilo kojem trenutku kada se oslanjamo na pristanak za obradu vaših osobnih podataka. Međutim, to neće utjecati na zakonitost bilo koje obrade provedene prije nego što povučete privolu. Ako povučete privolu, možda vam nećemo moći pružiti određene proizvode ili usluge. Obavijestit ćemo vas ako je to slučaj u trenutku povlačenja privole. 

Pravo da ne podliježete odluci koja se temelji isključivo na automatiziranom postupku, uključujući profiliranje, koji proizvodi pravne učinke koji se odnose na vas ili na sličan način značajno utječu na vas. 

Ako želite ostvariti bilo koje od gore navedenih prava, molimo vas kontaktirajte nas putem ovaj obrazac za kontakt.  

Obično nije potrebna naknada za pristup vašim osobnim podacima (ili za ostvarivanje bilo kojeg drugog prava). Međutim, možemo naplatiti razumnu naknadu ako je vaš zahtjev očito neutemeljen, ponavljajući ili pretjeran. Alternativno, možemo odbiti udovoljiti vašem zahtjevu u ovim okolnostima. 

Ono što nam može trebati od vas su specifične informacije koje će nam pomoći da potvrdimo vaš identitet i osiguramo vaše pravo na pristup vašim osobnim podacima (ili na ostvarivanje bilo kojeg od vaših drugih prava). 

Rok za odgovor, u slučaju legitimnih zahtjeva, je mjesec dana. Povremeno nam može trebati više od mjesec dana ako je vaš zahtjev posebno složen ili ste podnijeli brojne zahtjeve. U tom ćemo vas slučaju obavijestiti i obavještavati. 

12. Izmjene ove Obavijesti i vaša dužnost da nas obavijestite o promjenama 

Teya zadržava pravo u bilo kojem trenutku promijeniti, izmijeniti ili izmijeniti ovu Obavijest, ali neće smanjiti razinu zaštite privatnosti koja se ovdje nalazi. Ako su promjene značajne, pružit ćemo istaknutiju obavijest (uključujući, za određene usluge, obavijest e-poštom o promjenama obavijesti o privatnosti). 

13. Veze trećih strana 

Ova web stranica može uključivati poveznice na web stranice, dodatke i aplikacije trećih strana. Klik na te veze ili omogućavanje tih veza može trećim stranama omogućiti prikupljanje ili dijeljenje podataka o vama. Ne kontroliramo ove web stranice trećih strana i nismo odgovorni za njihove izjave o privatnosti. Kada napustite našu web stranicu, preporučujemo vam da pročitate obavijest o privatnosti svake web stranice koju posjetite. 

Molimo pogledajte i naš Pravila o kolačićima što objašnjava korištenje kolačića na našoj web stranici. 

14. Kontakt 

Ako imate bilo kakvih pitanja o Obavijesti ili želite ostvariti svoja prava kako je navedeno u odjeljku 11., obratite nam se e-poštom putem ovaj obrazac za kontakt ili pisanjem na Third Floor, 20 Old Bailey, London, United Kingdom, EC4M 7AN (FAO: Teya – Data Privacy Team).  Naš DPO, zajedno s našim timom za zaštitu podataka, bavit će se njima. 

15. Pritužbe 

Ako imate bilo kakvih nedoumica u vezi s našom upotrebom vaših osobnih podataka, možete nam podnijeti pritužbu putem ovaj obrazac za kontakt.

Također se možete žaliti nadležnom tijelu za zaštitu podataka ako niste zadovoljni načinom na koji smo koristili vaše podatke. 

16. Specifične usluge Teye: 

Sljedeće obavijesti o privatnosti pružaju dodatne informacije o nekim Teya proizvodima.  

This Privacy Notice (“Notice”) describes how Teya (“Teya”, “we” and “us” and as further set out in section 1 of this Notice), collects, uses, discloses, transfers, stores, retains or otherwise processes your information when you visit our websites or sign up for a Teya service (collectively, “Services”). Within this Notice you will find some specific examples of why and how we use your personal information. If you have further questions, please get in touch with our Data Privacy Officer via this contact form. 

 1. Who's your controller? 

Teya is the “Data Controller” of your personal information that is processed in connection with this Privacy Notice. Teya encompasses a range of companies who provide payments solutions and related services to individuals and legal entities, always focused on small and medium sized businesses. For the purposes of the applicable data protections laws, Teya is the data controller of your personal data unless otherwise specified. The Teya entity responsible for your data may depend on your location and the Service you use with us. 

2. The data we collect about you 

We collect information about you in three ways: (i) when you provide it to us directly, (ii) when we gather information while you are using the Services, and (iii) when we collect information from other sources. Please note that the personal data we collect, and process depend on the Service you use. 

Below is a description of the types of information that we may receive directly from you. 

“Identity Data” includes first name, last name, email address, address and telephone numbers. 

“Company Data” includes business name, contact information, company location data, address, category of services provided, type of business, VAT numbers, number Chamber of commerce, etc.  

“Call Recording Data” includes information collected when recording telephone calls which you make to us or receive from us. 

“Financial Data” includes bank account and payment card details, which may include the Bank Identification Number (BIN) and the last four digits of the card number, the card type, postcode, expiry date or country of issue. 

“Job Application Data” includes your contact information (including name, postal address, email address and phone number), job history, curriculum vitae, contact details of your referees and any other personal information you choose to submit along with your application when applying for a job at Teya. For further information please see our recruitment privacy notice. 

“Other Information” you choose to provide. You may choose to provide other information, such as different types of content (e.g., photographs, articles, comments), content you make available through our live web chat function or through social media accounts or memberships with third parties, or any other information you want to share with us. 

We also get data from the devices you use when you interact with our systems, like your location or information about the device you’re using. 

“Technical Data” includes information we obtain from your device or browser (such as IP address, your login data, version and device identifiers, time zone setting and location, browser plug-in types and versions and operating system) as well as how you use our website. We may automatically collect Technical and Usage Data about your equipment, browsing actions and patterns. We collect this personal data by using server logs and other similar technologies. We may also receive data about you if you visit other websites employing our cookies. 

“Commercial Data” includes information about the products and services you sell e.g., inventory, pricing and other data and information about your payment transactions e.g., when and where the transactions occur, a description of the transactions, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and payment methods used to complete the transactions. 

We also need to check that you are eligible for the services you want to use, to assess your identity (“know your customer”) and confirm that you are allowed to use our services legally (“due diligence”), and to protect your data and our services from potentially fraudulent activities which may put you and your money at risk. To do this, we may collect data about you from companies that help us verify your identity, do a credit check, prevent fraud or assess risk, which we refer to as “External Data”. 

“Background Data” includes Identity Data from publicly availably sources such as the company registrar and the electoral register in your country, as well as data from search information providers and third-party websites such as the UK’s Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google. 

“Due Diligence Data” includes any such information that we may need to comply with anti-money laundering or similar legislation, such as identification documents (identity cards, passports or equivalent), pictures of yourself or other information that we may be required to collect to verify your identity. 

“Fraud Data” account or credit-related information with any credit reporting agency or credit bureau. We also obtain information about your customers on your behalf as your service provider when they transact with you or otherwise when you request that we do so. We call this information “Customer Data”. We process Customer Data when they interact with you through your use of the Services, for instance when they make a payment at your establishment, or schedule an appointment, or receive an invoice from you. The particular Customer Data we collect will vary depending on your location, which Services you use and how you use them. Your Customers’ Data may include: 

“Customer Device Data” includes information about your customer's device, including hardware model, operating system and version, device name, unique device identifier, mobile network information, and information about the device's interaction with our Services. 

“Customer Financial Data” includes bank account and payment card numbers. 

“Customer Identification Data” includes first name and last name. 

“Customer Transaction and Refund Data” When your customers use our Services to make or record payments to you, we collect information about when and where the transactions occur, the names of the transacting parties, a description of the transactions which may include item-level data, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and the devices and payment methods used to complete the transactions. 

We use Customer Data as part of our contractual obligation to provide the Services you request to you. 

It is your responsibility to obtain any necessary permission for us to process Customer Data in the manner envisaged in this Notice so that we can provide you with the Services requested by you. 

3. Lawful bases for processing your personal data 

We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances: 

• for the performance of a contract we are about to enter into, or have entered into with you; 

• where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests. We consider and try to balance the possible potential effects (positive or negative) and your rights before processing your personal data for our legitimate interests; and 

• where we need to comply with a legal or regulatory obligation that we are subject to. 

  
  

  Generally, we do not rely on consent as a legal basis for processing your personal data other than some cases  when i) sending direct marketing communications to you via email or text message, and, ii) and when we use cookies and similar tracking technologies. You have the right to withdraw consent at any time.

  
  

  Note that we may process your personal data relied on more than one lawful base depending on the specific purpose(s) for which we are using your personal data. 

4. Purposes for which we will use your personal data 

We have set out below, a description of all the purposes for which we will process your personal data. 

To register you as a new customer. 

If you are using one of our Services (either as our customer or a customer of our customer), to:  

• facilitate a transaction, 

• help you track settlements and monitor transactions in real-time,  

• provide a cash advance service,  

• create reports and analytics,  

• create a dashboard, and/or 

• facilitate inventory management. 

To manage our arrangement with you, including: (a) managing payments, fees and charges; (b) collecting and recovering money owed to us.

To provide the live chat function on our website to answer any enquiries from users regarding our Services. 

To administer and protect our business and this website (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data). 

To deliver relevant website content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you. 

To use data analytics to improve our website, Services, marketing, customer relationships and experiences. 

To make suggestions and recommendations to you about Services that may be of interest to you. 

To comply with laws and to respond to and comply with requests from the government, regulators and other third parties with legal authority, including but not limited to: anti-money laundering, fraud, anti-terrorism, anti-slavery or similar legislations. 

To investigate, detect and prevent fraud or crime. 

To exercise or defend legal claims. 

To consider your application for a job (please see our Recruitment Privacy Notice for further information). 

To manage our relationship, including asking you to leave a review or complete a survey.  

5. Marketing 

We strive to provide you with choices regarding certain personal data uses, particularly around marketing and advertising. We may use your Identity and Technical Data to form a view on what we think you may want or need, or what may be of interest to you. This is how we decide which Services and offers may be relevant for you (“Marketing and Communications Data”). 

You would receive marketing communications if you purchased similar goods or services or have been in contact with us about similar goods or services. We would also send you marketing communications when you have given your consent for us to do so. 

You can ask us to stop sending you marketing messages by contacting us at any time via this contact form.

6. Disclosures of your personal data 

We may share the personal information described in section 2 for the purposes set out in section 4 with the following service providers and third parties: 

Service providers who provide IT and system administration services. 

Credit card networks and payment networks such as Visa and Mastercard. 

Professional advisers who legitimately need to have access to the personal data for a business need. 

Regulators and other authorities who require reporting of processing activities in certain circumstances. 

Third parties whom we engage with in order to facilitate our contract with you. 

Third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business, then the new owners may use your personal data in the same way as set out in this Notice. 

Your personal information may be shared with the companies within our group. We share information with them, so they can assist us in providing services to you and to understand more about you. 

In instances where we partner with third parties to provide our products, the data shared may be disclosed to the third party by any Teya Group company beyond the entity you may have directly contracted with. 

All Teya Group companies have a legitimate business interest (i.e., to provide a complementary or related service for your business) in accessing the data and may do so for the purposes and in the way described in this Notice. Teya Group companies shall be taken to include any entity that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with from time to time, whether located in or outside of the United Kingdom. When we transmit data between our group entities located inside and outside of the EEA, this sharing is governed by our intra-group data sharing and processing agreement which is drafted in compliance with the GDPR and includes the relevant safeguards necessary for transfers outside the EEA. 

We require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and, unless otherwise notified to you, only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions. 

7. International Transfers

Many of our external third parties are based outside the EEA or the UK so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the EEA or the UK. 

Whenever we transfer your personal data out of the EEA, we will take reasonable steps to ensure that your personal data is kept secure, including where relevant, by entering into appropriate contractual terms with the receiving party outside the UK or EEA, such as the Standard Contractual Clauses approved by the EU Commission or issued by the UK Information Commissioner’s Office (as applicable) or any other approved mechanisms that may become available to us in the future. We will also carry out a risk assessment of the laws and practices of the destination country to identify any technical and organisational measures that need to be put in place to ensure that your personal information is fully protected when transferred to that country. 

8. Data security 

Data security is extremely important to us, and we have put in place appropriate security measures (such as encryption, confidentiality obligations of our personnel, log-in records, vulnerability testing etc,) to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. 

We have put in place procedures and incident management policies to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so. 

9. How long we retain your information 

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including the purpose of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements. 

To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the relevant laws, amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements. 

In some circumstances we may anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes. 

10. Automated decision making 

We may sometimes use systems to make automated decisions about you or your business to provide you with a better and safer experience. We may use information that we already have or that we can collect from third parties. We may use automated decision making to: 

Approve or deny your applications for some of our services or products. 

Determine pricing and rates for some of our services, for example access to credit. 

Provide you with tailored offers. Detect fraud and comply with anti-money laundering legislation. 

You can object to automated decision making and ask that a person reviews it. 

11. Your legal rights 

Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your Personal Data. You have the right to: 

Request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it. 

Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected. 

Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. 

Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party). 

Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios: (a) if you want us to establish the data’s accuracy; (b) where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or (c) you have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it. 

Request the transfer of your personal data to a third party. We will provide to the third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format. 

Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your Personal Data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent. 

Right for you not to be subject to a decision based solely on an automated process, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affect you. If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us via this contact form.

No fee is usually required to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances. 

What we may need from you is specific information to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights). 

Time limit to respond, in cases of legitimate requests, is one month. Occasionally it may take us longer than one month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated. 

12. Changes to this Notice and your duty to inform us of changes 

Teya reserves the right to change, modify or amend this Notice at any time, but will not reduce the level of privacy protection contained herein. If changes are significant, we will provide a more prominent notice (including, for certain services, email notification of Privacy Notice changes). 

13. Third-party links 

This website may include links to third-party websites, plug-ins and applications. Clicking on those links or enabling those connections may allow third parties to collect or share data about you. We do not control these third-party websites and are not responsible for their privacy statements. When you leave our website, we encourage you to read the privacy notice of every website you visit. 

Please refer also to our Cookie Policy which explains the use of cookies on our website. 

14. Contact 

If you have any questions about the Notice or you would like to exercise your rights as stated in section 11, please contact us via this contact form, or by writing to us at Third Floor, 20 Old Bailey, London, United Kingdom, EC4M 7AN (FAO: Teya – Data Privacy Team). Our DPO, together with our data protection team, will deal with them.  

15. Complaints 

If you have any concerns about our use of your personal information, you can make a complaint to us via this contact form.

You can also complain to the relevant Data Protection Authority if you are unhappy with how we have used your data. 

16. Specific Teya services

The following privacy notices provide additional information about some Teya products.