Obavijest o privatnosti
Last material update: 18 October 2024
Radi vaše udobnosti, pružili smo prijevod ove stranice. Ovaj prijevod služi samo u informativne svrhe, a konačna i obvezujuća verzija ove stranice je engleska verzija koja je dostupna u nastavku.
Ova Obavijest o privatnosti („Obavijest“) opisuje kako tvrtka Teya („Teya“, „mi“ i „mi“ i kako je dalje navedeno u 1. odjeljku ove Obavijesti), prikuplja, upotrebljava, otkriva, prenosi, pohranjuje, zadržava ili na drugi način obrađuje vaše podatke kada posjetite naša web-mjesta ili se prijavite za uslugu tvrtke Teya (zajedničkim nazivom „Usluge“). Unutar ove Obavijesti pronaći ćete konkretne primjere zašto i kako upotrebljavamo vaše osobne podatke. Ako imate dodatnih pitanja, obratite se našem službeniku za zaštitu podataka putem ovog obrasca za kontakt.
1. Tko je vaš voditelj obrade?
Teya je „voditelj obrade podataka“ za vaše osobne podatke koji se obrađuju u vezi s ovom obavijesti o zaštiti privatnosti. Teya obuhvaća niz tvrtki koje pružaju rješenja za plaćanje i povezane usluge fizičkim i pravnim osobama, uvijek usmjerene na mala i srednja poduzeća. U svrhu važećih zakona o zaštiti podataka, Teya je voditelj obrade vaših osobnih podataka osim ako nije drugačije navedeno. Subjekt tvrtke Teya odgovoran za vaše podatke može ovisiti o vašoj lokaciji i našoj usluzi koju upotrebljavate.
2. Podaci koje prikupljamo o vama
Podatke o vama prikupljamo na tri načina: (i) kada nam ih izravno ustupite, (ii) kada prikupljamo podatke dok upotrebljavate usluge i (iii) kada prikupljamo podatke iz drugih izvora. Napominjemo da osobni podaci koje prikupljamo i obrađujemo ovise o usluzi koju upotrebljavate.
U nastavku je opis vrsta informacija koje možemo primiti izravno od vas.
„Podaci o identitetu“ uključuju ime, prezime, adresu e-pošte, adresu i telefonske brojeve.
„Podaci o tvrtki“ uključuju naziv tvrtke, podatke za kontakt, podatke o lokaciji tvrtke, adresu, kategoriju usluga koje se pružaju, vrstu poslovanja, PDV brojeve, broj gospodarske komore itd.
„Podaci o snimanju poziva“ uključuju podatke prikupljene prilikom snimanja telefonskih poziva koje nam upućujete ili primate od nas.
„Financijski podaci“ uključuju podatke o bankovnom računu i platnoj kartici, koji mogu uključivati bankovni identifikacijski broj (BIN) i posljednje četiri znamenke broja kartice, vrstu kartice, poštanski broj, datum isteka ili zemlju izdavanja.
„Podaci o prijavi za posao“ uključuju vaše podatke za kontakt (uključujući ime, poštansku adresu, adresu e-pošte i telefonski broj), povijest poslova, životopis, podatke za kontakt vaših referenata i sve druge osobne podatke koje odlučite poslati uz prijavu prilikom prijave za posao u tvrtki Teya. Za daljnje informacije pogledajte našu obavijest o zaštiti privatnosti pri zapošljavanju.
„Ostale informacije“ koje odaberete. Možete odlučiti pružiti druge informacije, kao što su različite vrste sadržaja (npr. fotografije, članci, komentari), sadržaj koji učinite dostupnim putem naše funkcije web-chata uživo ili putem računa društvenih mreža ili članstva s trećim stranama ili bilo koje druge informacije koje želite podijeliti s nama.
Također dobivamo podatke s uređaja koje upotrebljavate kada komunicirate s našim sustavima, poput vaše lokacije ili podataka o uređaju koji upotrebljavate.
„Tehnički podaci“ uključuju informacije koje dobivamo od vašeg uređaja ili preglednika (kao što su IP adresa, vaši podaci za prijavu, verzija i identifikatori uređaja, postavka vremenske zone i lokacija, vrste i verzije dodataka preglednika i operativni sustav) kao i kako upotrebljavate naše web-mjesto. Možemo automatski prikupljati tehničke podatke i podatke o uporabi o vašoj opremi, radnjama pregledavanja i uzorcima. Ove osobne podatke prikupljamo uporabom zapisnika poslužitelja i drugih sličnih tehnologija. Također možemo primiti podatke o vama ako posjetite druga web-mjesta koja upotrebljavaju naše kolačiće.
„Komercijalni podaci“ uključuju informacije o proizvodima i uslugama koje prodajete, npr. zalihe, cijene i druge podatke te informacije o vašim transakcijama plaćanja, npr. kada i gdje se transakcije događaju, opis transakcija, iznose plaćanja ili prijenosa, naplatu i informacije o otpremi i načinima plaćanja koji se upotrebljavaju za dovršetak transakcija.
Također moramo provjeriti ispunjavate li uvjete za usluge koje želite upotrebljavati, procijeniti vaš identitet („upoznajte svog klijenta“) i potvrditi da vam je dopušteno upotrebljavati naše usluge zakonito („dubinska analiza“) te zaštititi vaše podatke i naše usluge od potencijalno prijevarnih aktivnosti koje mogu dovesti vas i vaš novac u opasnost. Da bismo to učinili, možemo prikupljati podatke o vama od tvrtki koje nam pomažu potvrditi vaš identitet, izvršiti provjeru kreditne sposobnosti, spriječiti prijevaru ili procijeniti rizik, što nazivamo „vanjskim podacima“.
„Pozadinski podaci“ uključuju podatke o identitetu iz javno dostupnih izvora kao što su registar tvrtki i birački registar u vašoj zemlji, kao i podatke od pružatelja informacija o pretraživanju i web-mjesta trećih strana kao što su britanski Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google.
„Podaci o dubinskoj analizi“ uključuju sve takve informacije koje bi nam mogle biti potrebne za usklađivanje sa zakonima protiv pranja novca ili sličnim zakonima, kao što su identifikacijski dokumenti (osobne iskaznice, putovnice ili slično), vaše slike ili druge informacije koje bismo možda morali prikupiti za provjeru vašeg identiteta.
„Podaci o prijevari“ su podaci o računu ili kreditu u bilo kojoj agenciji ili kreditnom uredu. Također dobivamo informacije o vašim klijentima u vaše ime kao vašeg pružatelja usluga kada obavljaju transakcije s vama ili na neki drugi način kada to od nas zatražite. Ove podatke nazivamo „Podaci o klijentima“. Podatke o klijentima obrađujemo kada stupaju u interakciju s vama putem vaše upotrebe usluga, na primjer kada vrše plaćanje u vašoj ustanovi ili zakazuju sastanak ili primaju fakturu od vas. Konkretni podaci o klijentima koje prikupljamo razlikovat će se ovisno o vašoj lokaciji, uslugama koje upotrebljavate i načinu na koji ih upotrebljavate. Vaši podaci o klijentima mogu uključivati sljedeće:
„Podatke o uređaju klijenta“ uključuju informacije o uređaju vašeg klijenta, uključujući model hardvera, operativni sustav i verziju, naziv uređaja, jedinstveni identifikator uređaja, informacije o mobilnoj mreži i informacije o interakciji uređaja s našim uslugama.
„Financijske podatke klijenta“ uključuju brojeve bankovnih računa i platnih kartica.
„Identifikacijske podatke klijenta“ uključuju ime i prezime.
„Podatke o transakcijama klijenta i povratu novca“ Kada vaši klijenti upotrebljavaju naše usluge da vam izvrše ili zabilježe plaćanja, prikupljamo podatke o tome kada i gdje se transakcije događaju, imena strana koje su izvršile transakciju, opis transakcija koji može uključivati razinu stavke podatke, iznose plaćanja ili prijenosa, podatke o naplati i otpremi te uređaje i načine plaćanja koji se upotrebljavaju za dovršetak transakcija.
Podatke o klijentima upotrebljavamo u sklopu naše ugovorne obveze za pružanje usluga koje tražite.
Vaša je odgovornost pribaviti sva potrebna dopuštenja za obradu podataka klijenata na način predviđen u ovoj obavijesti kako bismo vam mogli pružiti usluge koje tražite.
3. Zakonske osnove za obradu vaših osobnih podataka
Vaše osobne podatke upotrebljavat ćemo samo kada nam to zakon dopušta. Vaše osobne podatke najčešće ćemo upotrebljavati u sljedećim okolnostima:
radi izvršenja ugovora koji ćemo sklopiti ili smo sklopili s vama;
gdje je to potrebno za naše legitimne interese (ili interese treće strane) i kada vaši interesi i temeljna prava nemaju prednost nad tim interesima. razmatramo i pokušavamo uravnotežiti moguće potencijalne učinke (pozitivne ili negativne) i vaša prava prije obrade vaših osobnih podataka za naše legitimne interese; i
ako se moramo pridržavati zakonske ili regulatorne obveze kojoj podliježemo.
Općenito, ne oslanjamo se na privolu kao pravnu osnovu za obradu vaših osobnih podataka, osim u nekim slučajevima kada vam šaljemo izravnu marketinšku komunikaciju putem e-pošte ili tekstne poruke. Imate pravo povući privolu u bilo kojem trenutku.
Napominjemo da vaše osobne podatke možemo obrađivati na više od jedne zakonske osnove, ovisno o specifičnim svrhama za koje upotrebljavamo vaše osobne podatke.
4. Svrhe za koje ćemo upotrebljavati vaše osobne podatke
U nastavku smo naveli opis svih svrha u koje ćemo obrađivati vaše osobne podatke.
Da bismo vas registrirali kao novog klijenta.
Ako upotrebljavate jednu od naših usluga (bilo kao naš klijent ili klijent našeg klijenta), da bismo:
olakšali transakciju,
pomogli vam da pratite plaćanja i nadgledate transakcije u stvarnom vremenu,
pružali uslugu gotovinskog predujma,
izradili izvješća i analitike,
stvorili nadzornu ploču i/ili
olakšali upravljanje zalihama.
Radi upravljanja našim dogovorom s vama, uključujući: (a) upravljanje plaćanjima, naknadama i naknadama; (b) prikupljanje i povrat novca koji nam se duguje.
Radi pružanja funkcije razgovora uživo na našem web-mjestu kako bismo odgovorili na sve upite korisnika u vezi s našim uslugama.
Radi upravljanja našim poslovanjem i zaštite našeg poslovanja te ovog web-mjesta (uključujući rješavanje problema, analizu podataka, ispitivanje, održavanje sustava, podršku, izvješćivanje i hostiranje podataka).
Radi isporuke relevantnog sadržaja web-mjesta i reklame te mjerenja ili razumijevanja učinkovitost oglašavanja koje vam prikazujemo.
Radi uporabe analitike podataka za poboljšanje našeg web-mjesta, usluga, marketinga, odnosa s klijentima i iskustava.
Radi davanja prijedloga i preporuka o uslugama koje bi vas mogle zanimati.
Radi poštovanja zakona i odgovaranja na zahtjeve vlade, regulatora i ostalih trećih strana sa zakonskim ovlastima te poštovanja istih, uključujući između ostalog: zakone protiv pranja novca, prijevare, terorizma, ropstva ili slične zakone.
Radi istraživanja, otkrivanja i sprječavanja prijevare ili zločina.
Radi ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.
Radi razmatranja vaše prijave za posao (dodatne informacije potražite u našoj Obavijesti o zaštiti privatnosti pri zapošljavanju za dodatne informacije).
Radi upravljanja našim odnosom, uključujući molbu da ostavite recenziju ili ispunite anketu.
5. Marketing
Nastojimo vam pružiti izbor u vezi s određenim načinima uporabe osobnih podataka, posebno u vezi s marketingom i oglašavanjem. Možemo upotrebljavati vaš identitet i tehničke podatke kako bismo formirali ono što mislimo da želite ili trebate ili što bi vas moglo zanimati. Na taj način odlučujemo koje usluge i ponude mogu biti relevantne za vas („Marketinški i komunikacijski podaci“).
Primili biste marketinšku komunikaciju ako ste kupili sličnu robu ili uslugu ili ste bili u kontaktu s nama u vezi sa sličnom robom ili uslugom. Također bismo vam slali marketinške komunikacije kada biste dali svoju privolu da to učinimo.
Možete zatražiti da vam prestanemo slati marketinške poruke kontaktirajući s nama u bilo kojem trenutku putem ovog obrasca za kontakt.
6. Otkrivanje vaših osobnih podataka
Osobne podatke opisane u 2. odjeljku možemo dijeliti u svrhe navedene u 4. odjeljku sa sljedećim pružateljima usluga i trećim stranama:
Pružateljima usluga koji pružaju informatičke usluge i usluge administracije sustava.
Mrežama kreditnih kartica i mreže plaćanja kao što su Visa i Mastercard.
Profesionalnim savjetnicima koji legitimno trebaju imati pristup osobnim podacima za poslovne potrebe.
Regulatorima i drugim tijelima koja zahtijevaju izvješćivanje o aktivnostima obrade u određenim okolnostima.
Trećim stranama s kojima surađujemo kako bismo olakšali sklapanje ugovora s vama.
Trećim stranama kojima možemo odlučiti prodati ili prenijeti dijelove naše tvrtke ili naše imovine ili se spojiti s njima. Alternativno, možemo tražiti preuzimanje drugih tvrtki ili spajanje s njima. Ako se dogodi promjena u našem poslovanju, novi vlasnici mogu upotrebljavati vaše osobne podatke na isti način kako je navedeno u ovoj Obavijesti.
Vaši osobni podaci mogu se dijeliti s tvrtkama unutar naše grupe. Dijelimo informacije s njima kako bi nam mogli pomoći u pružanju usluga za vas i kako bismo saznali više o vama.
Sve tvrtke Grupe Teya imaju legitiman poslovni interes (tj. pružanje komplementarne ili povezane usluge za vašu tvrtku) u pristupu podacima i mogu to činiti u svrhe i na način opisan u ovoj Obavijesti. Tvrtke Teya Grupe podrazumijevaju svaki subjekt koji izravno ili neizravno kontrolira, koji je pod kontrolom ili je pod povremenom zajedničkom kontrolom, bilo da se nalazi u Ujedinjenoj Kraljevini ili izvan nje. Kada prenosimo podatke između subjekata naše grupe koji se nalaze unutar i izvan EGP-a, to dijeljenje regulirano je našim sporazumom o dijeljenju i obradi podataka unutar grupe koji je sastavljen u skladu s GDPR-om te uključuje relevantne zaštitne mjere potrebne za prijenose izvan EGP-a.
Od svih trećih strana zahtijevamo da poštuju sigurnost vaših osobnih podataka i da s njima postupaju u skladu sa zakonom. Ne dopuštamo našim pružateljima usluga trećih strana da upotrebljavaju vaše osobne podatke u vlastite svrhe te im, osim ako vas drugačije ne obavijestimo, dopuštamo samo obradu vaših osobnih podataka u određene svrhe i u skladu s našim uputama.
Međunarodni prijenosi
Mnoge naše vanjske treće strane imaju sjedište izvan EGP-a ili Ujedinjene Kraljevine tako da će njihova obrada vaših osobnih podataka uključivati prijenos podataka izvan EGP-a ili Ujedinjene Kraljevine.
Kad god prenosimo vaše osobne podatke izvan EGP-a, poduzet ćemo razumne korake kako bismo osigurali da vaši osobni podaci budu sigurni, uključujući, gdje je relevantno, sklapanje odgovarajućih ugovornih uvjeta sa stranom primateljicom izvan Ujedinjene Kraljevine ili EGP-a, kao što su standardne ugovorne klauzule koje je odobrila Europska komisija ili ih je izdao Ured povjerenika za informiranje Ujedinjene Kraljevine (prema potrebi) ili bilo koji drugi odobreni mehanizmi koji bi nam mogli postati dostupni u budućnosti. Također ćemo provesti procjenu rizika zakona i prakse odredišne zemlje kako bismo utvrdili sve tehničke i organizacijske mjere koje je potrebno uspostaviti kako bi se osiguralo da su vaši osobni podaci u potpunosti zaštićeni kada se prenesu u tu zemlju.
8. Sigurnost podataka
Sigurnost podataka iznimno nam je važna i uveli smo odgovarajuće sigurnosne mjere (kao što su šifriranje, obveze povjerljivosti našeg osoblja, zapisi o prijavi, ispitivanje ranjivosti itd.) kako bismo spriječili slučajni gubitak, uporabu ili pristupanje na neovlašten način, mijenjanje ili otkrivanje vaših osobnih podataka. Osim toga, ograničavamo pristup vašim osobnim podacima na one zaposlenike, posrednike, izvođače i ostale treće strane koje imaju poslovnu potrebu da znaju.
Uspostavili smo postupke i pravila upravljanja incidentima za rješavanje svake sumnje na povredu osobnih podataka te ćemo obavijestit vas i sve primjenjive regulatore o povredi ako smo to zakonski dužni učiniti.
9. Koliko dugo zadržavamo vaše podatke
Zadržat ćemo vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da ispunimo svrhe za koje smo ih prikupili, uključujući svrhu ispunjavanja svih pravnih, računovodstvenih ili izvještajnih zahtjeva.
Da bismo odredili odgovarajuće razdoblje čuvanja osobnih podataka, razmotrili smo mjerodavne zakone, količinu, prirodu i osjetljivost osobnih podataka, potencijalni rizik od štete od neovlaštene uporabe ili otkrivanja vaših osobnih podataka, svrhe za koje obrađujemo vaše osobne podatke i možemo li postići te svrhe drugim sredstvima i primjenjivim pravnim zahtjevima.
U nekim okolnostima možemo anonimizirati vaše osobne podatke (tako da se više ne mogu povezati s vama) u istraživačke ili statističke svrhe.
10. Automatizirano donošenje odluka
Ponekad možemo upotrebljavati sustave za donošenje automatiziranih odluka o vama ili vašem poslovanju kako bismo vam pružili bolje i sigurnije iskustvo. Možemo upotrebljavati informacije koje već imamo ili koje možemo prikupiti od trećih strana. Automatsko donošenje odluka možemo upotrebljavati za:
Odobravanje ili odbijanje vaših prijava za neke od naših usluga ili proizvoda.
Određivanje cijena i tarifa za neke od naših usluga, na primjer pristup kreditu.
Prilagođene ponude. Otkrivanje prijevare i poštovanje zakona protiv pranja novca.
Možete se usprotiviti automatskom donošenju odluka i zatražiti da ih neka osoba pregleda.
11. Vaša zakonska prava
Pod određenim okolnostima imate prava prema zakonima o zaštiti podataka u vezi s vašim osobnim podacima. Imate pravo na:
Traženje pristupa svojim osobnim podacima (poznatiji kao „zahtjev za pristup ispitanika“). Time vam se omogućuje primanje preslike osobnih podataka koje posjedujemo o vama i provjeru zakonitosti obrade istih.
Traženje ispravka osobnih podataka koje imamo o vama. Time vam se omogućuje ispravljanje nepotpunih ili netočnih podataka koje imamo o vama.
Traženje brisanja vaših osobnih podataka Time vam se omogućuje da zatražite da izbrišemo ili uklonimo osobne podatke tamo gdje nema opravdanog razloga da ih nastavimo obrađivati.
Ulaganje prigovora na obradu vaših osobnih podataka kada se oslanjamo na legitiman interes (ili interes treće strane).
Traženje ograničenja obrade vaših osobnih podataka. Time vam se omogućuje da od nas zatražite obustavu obrade vaših osobnih podataka u sljedećim scenarijima: (a) ako želite da utvrdimo točnost podataka; (b) kada trebate da čuvamo podatke čak i ako nam više nisu potrebni jer su vam potrebni za uspostavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva; ili (c) usprotivili ste se našoj uporabi vaših podataka, ali moramo provjeriti imamo li prevladavajući legitimni razlog za njihovu uporabu.
Traženje prijenosa vaših osobnih podataka trećoj strani. Pružit ćemo vaše osobne podatke trećoj strani koju ste odabrali u strukturiranom, uobičajeno korištenom, strojno čitljivom formatu.
Povlačenje privole u bilo kojem trenutku kada se oslanjamo na privolu za obradu vaših osobnih podataka. Međutim, to neće utjecati na zakonitost bilo koje obrade koja se provodi prije nego što povučete svoju privolu. Ako povučete svoju privolu, možda vam nećemo moći pružiti određene proizvode ili usluge. Obavijestit ćemo vas ako je to slučaj u trenutku kada povučete svoju privolu.
Pravo da ne podliježete odluci koja se temelji isključivo na automatiziranom postupku, uključujući profiliranje, koja proizvodi pravne učinke u vezi s vama ili na sličan način značajno utječe na vas. Ako želite ostvariti bilo koje od gore navedenih prava, kontaktirajte s nama putem ovog obrasca za kontakt.
Za pristup vašim osobnim podacima (ili za ostvarivanje bilo kojeg drugog prava) obično nije potrebna naknada . Međutim, možemo naplatiti razumnu naknadu ako je vaš zahtjev očito neutemeljen, ako se ponavlja ili je pretjeran. Možemo odbiti ispuniti vaš zahtjev u ovim okolnostima.
Ono što bismo mogli trebati od vas jesu specifične informacije koje će nam pomoći da potvrdimo vaš identitet i osiguramo vaše pravo na pristup vašim osobnim podacima (ili na ostvarivanje bilo kojeg drugog prava).
Rok za odgovor, u slučaju legitimnih zahtjeva, je mjesec dana. Povremeno nam može trebati više od mjesec dana ako je vaš zahtjev posebno složen ili ste podnijeli više zahtjeva. U tom ćemo vas slučaju obavijestiti i nastaviti obavještavati.
12. Promjene ove Obavijesti i vaša dužnost da nas obavijestite o promjenama
Tvrtka Teya zadržava pravo na izmjenu, preinaku ili dopunu ove Obavijesti u bilo kojem trenutku, ali neće smanjiti razinu zaštite privatnosti sadržanu u njoj. Ako su promjene značajne, pružit ćemo istaknutiju obavijest (uključujući, za određene usluge, obavijest e-poštom o promjenama Obavijesti o zaštiti privatnosti).
13. Poveznice trećih strana
Ovo web-mjesto može uključivati poveznice na web-mjesta trećih strana, dodatke i aplikacije. Klikom na te poveznice ili omogućavanjem tih poveznica trećim stranama može se omogućiti prikupljanje ili dijeljenje podataka o vama. Ne kontroliramo ova web-mjesta trećih strana i nismo odgovorni za njihove izjave o zaštiti privatnosti. Kada napustite naše web-mjesto, potičemo vas da pročitate obavijest o zaštiti privatnosti svakog web-mjesta koje posjetite.
Također pogledajte naša Pravila o kolačićima u kojima se objašnjava uporaba kolačića na našem web-mjestu.
14. Kontakt
Ako imate bilo kakvih pitanja o Obavijesti ili želite iskoristiti svoja prava navedena u 11. odjeljku, obratite nam se putem ovog obrasca za kontakt ili nam pišite na adresu Third Floor, 20 Old Bailey, London, Ujedinjena Kraljevina, EC4M 7AN (FAO: Teya – Tim za privatnost podataka). Njima će se baviti naš službenik za zaštitu podataka, zajedno s našim timom za zaštitu podataka.
15. Prigovori
Ako imate bilo kakvih nedoumica u vezi s našom uporabom vaših osobnih podataka, možete nam podnijeti pritužbu putem ovog obrasca za kontakt.
Također se možete žaliti nadležnom tijelu za zaštitu podataka ako niste zadovoljni načinom na koji smo upotrebljavali vaše podatke.
16. Specifične usluge tvrtke Teya
Sljedeće obavijesti o privatnosti pružaju dodatne informacije o nekim proizvodima tvrtke Teya.
This Privacy Notice (“Notice”) describes how Teya (“Teya”, “we” and “us” and as further set out in section 1 of this Notice), collects, uses, discloses, transfers, stores, retains or otherwise processes your information when you visit our websites or sign up for a Teya service (collectively, “Services”). Within this Notice you will find some specific examples of why and how we use your personal information. If you have further questions, please get in touch with our Data Privacy Officer via this contact form.
1. Who's your controller?
Teya is the “Data Controller” of your personal information that is processed in connection with this Privacy Notice. Teya encompasses a range of companies who provide payments solutions and related services to individuals and legal entities, always focused on small and medium sized businesses. For the purposes of the applicable data protections laws, Teya is the data controller of your personal data unless otherwise specified. The Teya entity responsible for your data may depend on your location and the Service you use with us.
2. The data we collect about you
We collect information about you in three ways: (i) when you provide it to us directly, (ii) when we gather information while you are using the Services, and (iii) when we collect information from other sources. Please note that the personal data we collect, and process depend on the Service you use.
Below is a description of the types of information that we may receive directly from you.
“Identity Data” includes first name, last name, email address, address and telephone numbers.
“Company Data” includes business name, contact information, company location data, address, category of services provided, type of business, VAT numbers, number Chamber of commerce, etc.
“Call Recording Data” includes information collected when recording telephone calls which you make to us or receive from us.
“Financial Data” includes bank account and payment card details, which may include the Bank Identification Number (BIN) and the last four digits of the card number, the card type, postcode, expiry date or country of issue.
“Job Application Data” includes your contact information (including name, postal address, email address and phone number), job history, curriculum vitae, contact details of your referees and any other personal information you choose to submit along with your application when applying for a job at Teya. For further information please see our recruitment privacy notice.
“Other Information” you choose to provide. You may choose to provide other information, such as different types of content (e.g., photographs, articles, comments), content you make available through our live web chat function or through social media accounts or memberships with third parties, or any other information you want to share with us.
We also get data from the devices you use when you interact with our systems, like your location or information about the device you’re using.
“Technical Data” includes information we obtain from your device or browser (such as IP address, your login data, version and device identifiers, time zone setting and location, browser plug-in types and versions and operating system) as well as how you use our website. We may automatically collect Technical and Usage Data about your equipment, browsing actions and patterns. We collect this personal data by using server logs and other similar technologies. We may also receive data about you if you visit other websites employing our cookies.
“Commercial Data” includes information about the products and services you sell e.g., inventory, pricing and other data and information about your payment transactions e.g., when and where the transactions occur, a description of the transactions, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and payment methods used to complete the transactions.
We also need to check that you are eligible for the services you want to use, to assess your identity (“know your customer”) and confirm that you are allowed to use our services legally (“due diligence”), and to protect your data and our services from potentially fraudulent activities which may put you and your money at risk. To do this, we may collect data about you from companies that help us verify your identity, do a credit check, prevent fraud or assess risk, which we refer to as “External Data”.
“Background Data” includes Identity Data from publicly availably sources such as the company registrar and the electoral register in your country, as well as data from search information providers and third-party websites such as the UK’s Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google.
“Due Diligence Data” includes any such information that we may need to comply with anti-money laundering or similar legislation, such as identification documents (identity cards, passports or equivalent), pictures of yourself or other information that we may be required to collect to verify your identity.
“Fraud Data” account or credit-related information with any credit reporting agency or credit bureau. We also obtain information about your customers on your behalf as your service provider when they transact with you or otherwise when you request that we do so. We call this information “Customer Data”. We process Customer Data when they interact with you through your use of the Services, for instance when they make a payment at your establishment, or schedule an appointment, or receive an invoice from you. The particular Customer Data we collect will vary depending on your location, which Services you use and how you use them. Your Customers’ Data may include:
“Customer Device Data” includes information about your customer's device, including hardware model, operating system and version, device name, unique device identifier, mobile network information, and information about the device's interaction with our Services.
“Customer Financial Data” includes bank account and payment card numbers.
“Customer Identification Data” includes first name and last name.
“Customer Transaction and Refund Data” When your customers use our Services to make or record payments to you, we collect information about when and where the transactions occur, the names of the transacting parties, a description of the transactions which may include item-level data, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and the devices and payment methods used to complete the transactions.
We use Customer Data as part of our contractual obligation to provide the Services you request to you.
It is your responsibility to obtain any necessary permission for us to process Customer Data in the manner envisaged in this Notice so that we can provide you with the Services requested by you.
3. Lawful bases for processing your personal data
We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances:
for the performance of a contract we are about to enter into, or have entered into with you;
where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests. We consider and try to balance the possible potential effects (positive or negative) and your rights before processing your personal data for our legitimate interests; and
where we need to comply with a legal or regulatory obligation that we are subject to.
Generally, we do not rely on consent as a legal basis for processing your personal data other than some cases when i) sending direct marketing communications to you via email or text message, and, ii) and when we use cookies and similar tracking technologies. You have the right to withdraw consent at any time.
Note that we may process your personal data relied on more than one lawful base depending on the specific purpose(s) for which we are using your personal data.
4. Purposes for which we will use your personal data
We have set out below, a description of all the purposes for which we will process your personal data.
To register you as a new customer.
If you are using one of our Services (either as our customer or a customer of our customer), to:
facilitate a transaction,
help you track settlements and monitor transactions in real-time,
provide a cash advance service,
create reports and analytics,
create a dashboard, and/or
facilitate inventory management.
To manage our arrangement with you, including: (a) managing payments, fees and charges; (b) collecting and recovering money owed to us.
To provide the live chat function on our website to answer any enquiries from users regarding our Services.
To administer and protect our business and this website (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data).
To deliver relevant website content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you.
To use data analytics to improve our website, Services, marketing, customer relationships and experiences.
To make suggestions and recommendations to you about Services that may be of interest to you.
To comply with laws and to respond to and comply with requests from the government, regulators and other third parties with legal authority, including but not limited to: anti-money laundering, fraud, anti-terrorism, anti-slavery or similar legislations.
To investigate, detect and prevent fraud or crime.
To exercise or defend legal claims.
To consider your application for a job (please see our Recruitment Privacy Notice for further information).
To manage our relationship, including asking you to leave a review or complete a survey.
5. Marketing
We strive to provide you with choices regarding certain personal data uses, particularly around marketing and advertising. We may use your Identity and Technical Data to form a view on what we think you may want or need, or what may be of interest to you. This is how we decide which Services and offers may be relevant for you (“Marketing and Communications Data”).
You would receive marketing communications if you purchased similar goods or services or have been in contact with us about similar goods or services. We would also send you marketing communications when you have given your consent for us to do so.
You can ask us to stop sending you marketing messages by contacting us at any time via this contact form.
6. Disclosures of your personal data
We may share the personal information described in section 2 for the purposes set out in section 4 with the following service providers and third parties:
Service providers who provide IT and system administration services.
Credit card networks and payment networks such as Visa and Mastercard.
Professional advisers who legitimately need to have access to the personal data for a business need.
Regulators and other authorities who require reporting of processing activities in certain circumstances.
Third parties whom we engage with in order to facilitate our contract with you.
Third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business, then the new owners may use your personal data in the same way as set out in this Notice.
Your personal information may be shared with the companies within our group. We share information with them, so they can assist us in providing services to you and to understand more about you.
In instances where we partner with third parties to provide our products, the data shared may be disclosed to the third party by any Teya Group company beyond the entity you may have directly contracted with.
All Teya Group companies have a legitimate business interest (i.e., to provide a complementary or related service for your business) in accessing the data and may do so for the purposes and in the way described in this Notice. Teya Group companies shall be taken to include any entity that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with from time to time, whether located in or outside of the United Kingdom. When we transmit data between our group entities located inside and outside of the EEA, this sharing is governed by our intra-group data sharing and processing agreement which is drafted in compliance with the GDPR and includes the relevant safeguards necessary for transfers outside the EEA.
We require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and, unless otherwise notified to you, only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions.
International Transfers
Many of our external third parties are based outside the EEA or the UK so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the EEA or the UK.
Whenever we transfer your personal data out of the EEA, we will take reasonable steps to ensure that your personal data is kept secure, including where relevant, by entering into appropriate contractual terms with the receiving party outside the UK or EEA, such as the Standard Contractual Clauses approved by the EU Commission or issued by the UK Information Commissioner’s Office (as applicable) or any other approved mechanisms that may become available to us in the future. We will also carry out a risk assessment of the laws and practices of the destination country to identify any technical and organisational measures that need to be put in place to ensure that your personal information is fully protected when transferred to that country.
8. Data security
Data security is extremely important to us, and we have put in place appropriate security measures (such as encryption, confidentiality obligations of our personnel, log-in records, vulnerability testing etc,) to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.
We have put in place procedures and incident management policies to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.
9. How long we retain your information
We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including the purpose of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the relevant laws, amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
In some circumstances we may anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes.
10. Automated decision making
We may sometimes use systems to make automated decisions about you or your business to provide you with a better and safer experience. We may use information that we already have or that we can collect from third parties. We may use automated decision making to:
Approve or deny your applications for some of our services or products.
Determine pricing and rates for some of our services, for example access to credit.
Provide you with tailored offers. Detect fraud and comply with anti-money laundering legislation.
You can object to automated decision making and ask that a person reviews it.
11. Your legal rights
Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your Personal Data. You have the right to:
Request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected.
Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it.
Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party).
Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios: (a) if you want us to establish the data’s accuracy; (b) where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or (c) you have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.
Request the transfer of your personal data to a third party. We will provide to the third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format.
Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your Personal Data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent.
Right for you not to be subject to a decision based solely on an automated process, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affect you. If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us via this contact form.
No fee is usually required to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances.
What we may need from you is specific information to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights).
Time limit to respond, in cases of legitimate requests, is one month. Occasionally it may take us longer than one month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.
12. Changes to this Notice and your duty to inform us of changes
Teya reserves the right to change, modify or amend this Notice at any time, but will not reduce the level of privacy protection contained herein. If changes are significant, we will provide a more prominent notice (including, for certain services, email notification of Privacy Notice changes).
13. Third-party links
This website may include links to third-party websites, plug-ins and applications. Clicking on those links or enabling those connections may allow third parties to collect or share data about you. We do not control these third-party websites and are not responsible for their privacy statements. When you leave our website, we encourage you to read the privacy notice of every website you visit.
Please refer also to our Cookie Policy which explains the use of cookies on our website.
14. Contact
If you have any questions about the Notice or you would like to exercise your rights as stated in section 11, please contact us via this contact form, or by writing to us at Third Floor, 20 Old Bailey, London, United Kingdom, EC4M 7AN (FAO: Teya – Data Privacy Team). Our DPO, together with our data protection team, will deal with them.
15. Complaints
If you have any concerns about our use of your personal information, you can make a complaint to us via this contact form.
You can also complain to the relevant Data Protection Authority if you are unhappy with how we have used your data.
16. Specific Teya services
The following privacy notices provide additional information about some Teya products.