Recruitment Privacy Notice
Last material update: 22 April 2024
Este Aviso de Recrutamento ("Aviso") descreve como a sua entidade Teya recolhe, usa, divulga, transfere, guarda, retém ou processa as suas informações quando se candidata para trabalhar connosco.
Para efeitos do presente Aviso, a Teya é o controlador dos dados, salvo indicação em contrário. A entidade Teya responsável pelo processamento dos seus dados pessoais pode depender da sua localização e da função a que se candidatou.
1. Recolha de dados
Quando se candidata a trabalhar connosco, recolhemos e tratamos as seguintes categorias de dados pessoais:
Informações de contacto como o nome, domicílio, endereço de correio eletrónico, número de telefone;
Informações relacionadas com o CV tais como experiência profissional, referências profissionais, registos académicos, licenças e prémios, filiação sindical, línguas e quaisquer outros dados fornecidos por si na candidatura;
Condições de emprego, tais como padrões de trabalho, expectativas salariais, deficiência e direito ao trabalho.
Estes dados são recolhidos i) diretamente de si ou através ii) de agências de recrutamento e organizações semelhantes com as quais cooperamos.
2. Bases legais para o tratamento dos seus dados
Só utilizaremos os seus dados pessoais quando a lei o permitir. Mais vulgarmente, utilizaremos os seus dados pessoais nas seguintes circunstâncias:
Quando estivermos prestes a celebrar um contrato de trabalho consigo;
Quando for necessário para os nossos interesses legítimos (ou os de um terceiro) e os seus interesses e direitos fundamentais não prevalecerem sobre aqueles interesses;
Quando necessitamos de cumprir uma obrigação legal ou regulamentar a que estejamos sujeitos; e ainda
Quando nos tiver dado o seu consentimento.
3. Finalidades do processamento dos seus dados pessoais
Apresentamos a seguir uma descrição de todas as finalidades para as quais processaremos os seus dados pessoais:
Para o contactar sobre possíveis oportunidades de recrutamento (se os seus dados nos tiverem sido encaminhados por uma entidade ou pessoa externa, ou por um colaborador atual da Teya)
Para gerir o nosso processo de recrutamento incluindo agendamento de avaliações e entrevistas;
Para o contactar para atualizar o estado da sua candidatura;
Para monitorizar a diversidade e a igualdade de oportunidades;
Para decidir se lhe vamos apresentar uma proposta;
Para celebração de um contrato (se for feita e aceite uma proposta).
4. Divulgação dos seus dados pessoais
Para além da equipa de Pessoas e Contratação da Teya, os seus dados pessoais também podem ser partilhados com:
As equipas internas necessárias e o pessoal envolvido no processo de recrutamento;
As agências de recrutamento de terceiros e plataformas usadas pela Teya como a Greenhouse, CodeSubmit, etc.
Entidades reguladoras no decurso de uma investigação ou de um pedido formal.
Como a Teya é uma entidade global, pode ser necessário transferir os seus dados pessoais para fora do Reino Unido ou Espaço Económico Europeu (EEE). Quando fazemos isso, tomamos medidas razoáveis para garantir que seus dados pessoais sejam mantidos seguros, incluindo, quando relevante, a assinatura de termos contratuais com a parte recetora fora do Reino Unido ou EEE, incluindo por exemplo as Cláusulas Contratuais Padrão aprovadas pela Comissão da UE ou emitidas pelo Gabinete do Comissário de Informações do Reino Unido (conforme aplicável) ou quaisquer outros mecanismos aprovados que possam ficar disponíveis para nós no futuro.
5. Retenção dos Dados
Mantemos os seus dados pessoais apenas durante o período necessário para cumprir as finalidades para as quais os recolhemos, incluindo o cumprimento de quaisquer requisitos legais, contabilísticos ou de comunicação de informações. Os tempos de retenção podem variar dependendo das leis locais aplicáveis, da natureza e da quantidade de dados pessoais e dos danos potenciais para os indivíduos.
Caso não tenha sido bem-sucedido na função a que se candidatou, conservaremos o seu CV e as informações de candidatura durante 6 meses para futuras vagas de emprego. Se tivermos consentimento para o fazer, conservaremos os seus dados durante 5 anos. Tem o direito de retirar este consentimento a qualquer momento.
6. Segurança dos dados
A Teya tem em vigor medidas técnicas e organizacionais adequadas para manter os seus dados pessoais seguros e evitar que sejam acidentalmente perdidos, utilizados ou acedidos de forma não autorizada, alterados ou divulgados. Além disso, o acesso aos seus dados pessoais é limitado àqueles que têm uma necessidade comercial de os conhecer. Apenas processam os seus dados pessoais de acordo com as nossas instruções e estão sujeitos a um dever de confidencialidade.
7. Os seus direitos
Em determinadas circunstâncias, tem direitos ao abrigo das leis de proteção de dados em relação aos seus dados pessoais. Os seus direitos são:
Solicitar acesso aos seus dados pessoais (vulgarmente conhecido como "pedido de acesso do titular dos dados"). Isto permite-lhe receber uma cópia dos dados pessoais que mantemos sobre si e verificar se estamos a tratá-los legalmente;
Solicitar a correção dos dados pessoais que mantemos sobre si. Isto permite-lhe corrigir quaisquer dados incompletos ou imprecisos que tenhamos sobre si;
Solicitar a eliminação dos seus dados pessoais. Isto permite-lhe pedir-nos para apagar ou remover os seus dados pessoais;
Opor-se ao processamento dos seus dados pessoais quando nos basearmos num interesse legítimo (ou nos interesses de terceiros);
Solicitar restrições no processamento dos seus dados pessoais;
Solicitar a transferência dos seus dados pessoais para si ou para um terceiro;
Retirar o consentimento a qualquer momento sempre que dependamos do seu consentimento para processar os seus Dados Pessoais; e
Solicitar que não fique sujeito a uma decisão baseada exclusivamente num processo automatizado, incluindo a definição de perfis, que produza efeitos legais que lhe digam respeito ou que o afetem significativamente de forma similar.
Se deseja exercer qualquer um dos direitos acima, entre em contacto connosco em dataprivacy@teya.com. Normalmente, não é exigida qualquer taxa para aceder aos seus dados pessoais (ou para exercer qualquer um dos outros direitos). No entanto, poderemos cobrar uma taxa razoável se o seu pedido for claramente infundado, repetitivo ou excessivo. Em alternativa, podemos recusar-nos a cumprir o seu pedido nestas circunstâncias.
O prazo de resposta, em caso de pedidos legítimos, é de um mês. Ocasionalmente, pode demorar mais de um mês se o seu pedido for particularmente complexo ou se tiver feito vários pedidos. Neste caso, iremos notificá-lo e mantê-lo-emos atualizado.
8. Alterações a este Aviso
A Teya reserva-se o direito de alterar, modificar ou emendar este Aviso a qualquer momento para refletir alterações na forma como processa os seus dados pessoais ou quaisquer atualizações legais.
9. Contacto
Se tiver alguma dúvida ou preocupação em relação a este Aviso ou quiser exercer os seus direitos, conforme indicado na secção 7, entre em contacto com a equipa de Privacidade de Dados através deste formulário de contacto ou escreva para Third Floor, 20 Old Bailey, London, United Kingdom, EC4M 7AN (FAO: Teya – Data Privacy Team).
This Recruitment Notice (“Notice”) describes how your Teya entity collects, uses, discloses, transfers, stores, retains, or otherwise processes your information when you apply to work for us.
For the purpose of this Notice, Teya is the data controller unless otherwise specified. The Teya entity responsible for the processing of your personal data may depend on your location and the role you applied to.
1. Data Collection
When you apply to work for us, we collect and process the following categories of personal data:
contact details such us name, address, e-mail address, telephone number;
CV related information such as professional experience, professional references, academic records, licences and awards, trade union memberships, languages, and any other data provided by you in the application;
employment terms such as working patterns, salary expectations, disability and right to work.
This data is collected either i) directly from you or ii) from recruitment agencies and similar organisations we cooperate with.
2. Lawful bases for processing your data
We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances:
where we are about to enter into an employment contract with you;
where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests;
where we need to comply with a legal or regulatory obligation that we are subject to; and
where you have provided your consent to us.
3. Purposes for processing your personal data
We have set out below, a description of all the purposes for which we will process your personal data:
reaching out to you about possible recruitment opportunities (if your details were referred to us by an external entity/person or a current employee of Teya)
administrating our recruitment process including scheduling assessments and interviews
contacting you to update on your application status
monitoring diversity and equality of opportunity
deciding on whether we will extend an offer to you
entering into a contract (if an offer is made and accepted)
4. Disclosures of your personal data
Apart from Teya’s Hiring and People team, your personal data may also be shared with:
the required internal teams and the staff involved in the recruitment process
the third-party recruitment agencies and platforms used by Teya such as Greenhouse, CodeSubmit, etc.
regulatory entities in a course of an investigation/formal request.
As Teya is a global entity, it may be necessary to transfer your personal data outside the UK/EEA. When we do that, we take reasonable steps to ensure that your personal data is kept secure, including where relevant, signing contractual terms with the receiving party outside the UK or EEA, such as the Standard Contractual Clauses approved by the EU Commission or issued by the UK Information Commissioner’s Office (as applicable) or any other approved mechanisms that may become available to us in the future.
5. Data retention
We keep your personal data for no longer than necessary to fulfil the purposes for which we collected it, including satisfying any legal, accounting or reporting requirements. Retention times can vary depending on the applicable local laws, the nature and the amount of personal data and the potential harm to the individuals.
In case you were unsuccessful to the role you applied to, we will retain your CV and candidate information for 6 months for future job openings. If we have consent to do so we will retain your data for 5 years. You have the right to withdraw this consent at any time.
6. Data Security
Teya has in place appropriate technical and organisational measures to keep your personal data secure and prevent it from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. Additionally, access to your personal data is limited to those who have a business need to know. They only process your personal data on our instructions, and they are subject to a duty of confidentiality.
7. Your rights
Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your personal data. You have the right to:
request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it;
request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected;
request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove your personal data;
object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party);
request restriction of processing of your personal data;
request the transfer of your personal data to you or to a third party.;
withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your personal Data; and
request not to be subject to a decision based solely on an automated process, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affect you.
If you wish to exercise any of the above rights, please contact us at dataprivacy@teya.com. No fee is usually required to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances.
Time limit to respond, in cases of legitimate requests, is one month. Occasionally it may take us longer than a month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.
8. Changes to this Notice
Teya reserves the right to change, modify or amend this Notice at any time to reflect changes to the way it processes your personal data or any legal updates.
9. Contact
If you have any questions or concerns in relation to this Notice or you would like to exercise your rights as stated in section 7, please contact out Data Privacy team via this contact form or by writing to us at Third Floor, 20 Old Bailey, London, United Kingdom, EC4M 7AN (FAO: Teya – Data Privacy Team).